近年，出现了不少因机密文件资料外泄而引起的大事件，如：涉及个人资料外泄的电话诈骗案上升，又如：巴拿马文件风波 。企业的文件属于重要机密文件，如果信息被泄露的话，有可能会造成不可估量的损失，严重的话更有可能惹上官司。 因此企业资料不仅仅要妥善保管，同样也要妥善销毁。
根据我们的了解所得，企业文件销毁流程，往往是企业日常运营时容易疏忽的一环。部分企业的保密意识薄弱，将企业多年堆积的纸质文件简单处理，卖到废品回收站或者直接扔到垃圾堆。 这样一来，就有机会给情报人员提供了信息来源，他们专门从废旧文件中收集商业秘密信息。
要知道这些文件中往往含有企业员工信息、企业账务资料、信用卡资料、产品设计图、销售报表、薪资记录、医疗单据、医疗纪录等高度机密数据，万一被有心人利用，商业价值不可估量，这是相当危险的。
企业重要的资产就是信用，企业文件资料的妥善处理，是企业维护自身品牌、信用的后一公里。